Flujos informaticos en el sistema legal & juridico

Dice el conocido refrán, que la “justicia cojea pero llega”. Lo que en otras palabras significa que se demora y toma tiempo. En muchos casos este tiempo puede estar relacionado con engorrosos trámites, ineficiencia operativa, distancias y por supuesto falta de tecnología.

Con el advenimiento del internet y los protocolos de comunicación y transmisión de datos, todo este tipo de trámites e ineficiencias deberían ser parte del pasado. Por supuesto es entendible que cualquiera que sea el sistema a implementarse, deberá poseer registros e información para poder interactuar con otros datos y arrojar los resultados de búsqueda esperados. Los juzgados, notarias, oficinas de abogados y entes gubernamentales manejan un volumen importante de documentos en el día a día y poseen archivos documentales de grandes proporciones, que en muchos casos los obligan a tener contratos con firmas de almacenamiento.

Por razones de tipo legal y de control de retención documental, la mayoría de estos documentos poseen términos de conservación que deben acatarse antes de ser destruidos, sin embargo, estos deberán ser digitalizados con anterioridad. En cualquier situación Scan Archives, puede digitalizar los documentos y desarrollar un software para el manejo actual de las distintas documentaciones y formatos. Bajo estas circunstancias, un sistema de flujo informático en el campo jurídico tiene el combustible necesario para operar, toda vez que la información digitalizada esté disponible para ser transmitida y canalizada de manera segura a su correcto destino.

Bajo estas circunstancias, los juzgados pueden cruzar información entre los distintos estamentos jurídicos, la información puede estar disponible en cualquier momento, se anula el riesgo de manipulación y transferencia física de expedientes y se puede tener control o auditoria en el manejo de los documentos y sus responsables. Por ejemplo, se puede saber quien abrió el documento, a qué horas, cuando y desde donde.

La información también podría estar al alcance de terceros siempre y cuando los documentos tengan una autorización electrónica para ser visualizados por el público en general. De esta manera, es poco probable que vuelva a existir congestión en oficinas que manejan datos o información de carácter legal como juzgados y notarias ya que las consultas documentales se realizarían a través del internet mediante el uso de sistemas de pago electrónico. Muchos se preguntarían, como encontrar documentos dentro de un sistema, si estos fueron realizados o diligenciados de manera manual, como por ejemplo partidas de bautismo, escrituras de terrenos y contratos? La respuesta es mediante el uso de indexación, en donde manualmente se asigna una palabra, texto o valor alfanumérico a un determinado documento o campo escrito en el papel, para que se convierta en un dato digital y sea identificable en el momento de búsqueda virtual. Ejemplo: Un nombre, el numero de un documento de identidad o de catastro de un predio.

Dada la importancia de la originalidad y legitimidad de los documentos físicos, aparentemente parecería que los documentos digitalizados pierden ese carácter de validez y en realidad esto es un concepto totalmente erroneo, debido a que los documentos digitales pueden ser electrónicamente certificados, evitando falsedad, manipulación o alteración en el documento. En otras palabras los documentos digitalizados y certificados electrónicamente son 100% más seguros que los documentos físicos aun así estén notariados.

En otras instancias, nuestro software puede identificar normatividades, regulaciones, veredictos y demás ejecuciones legales en documentos emitidos e impresos, mediante el reconocimiento de su legalidad a través de códigos encriptados y presentes (impresos) en los documentos físicos. Por ejemplo un veredicto publico y legal donde se niega una licencia ocupacional o de construcción. El documento automáticamente conlleva un sello o código cifrado de originalidad que puede ser leído mediante una aplicación de teléfono inteligente. De esta manera un inspector público puede confirmar la originalidad y veredicto del documento si uno falsificado se le presentase en vez del original. Scan Archives, a parte de poder producir un software para la administración y consulta documental de archivos, esta asociado con GlobalSign una de las autoridades mundiales en la certificación digital de documentos avalada por Adobe y Microsoft. Para mayor información por favor contáctenos vía email: info@scanarchives.com

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