Signatura topográfica & la administración física documental

En muchos países y por ley, los records o documentos contables, historias clínicas, contratos estatales y documentos legales entre otros se deben conservar físicos durante un periodo de tiempo que dependiendo de la institución y del tipo de record puede ir desde 1 a 90 años.

Lo que muchos olvidan, es que los documentos físicos al ser almacenados deberán conservarse de acuerdo a unos cánones específicos para evitar su deterioro. Condiciones de humedad y temperatura entran a ser un aspecto crucial en el mantenimiento de documentos. Ya habíamos mencionado en un e-book anterior sobre como las malas condiciones de manutención de documentos físicos puede acarrear situaciones nocivas para una organizacion.Desafortunadamente el tratamiento de realeza que se le debe dar a los documentos físicos para su buen mantenimiento, puede ser extremadamente costoso y aun así no los libera de otra serie de riesgos que pueden ser inducidos por múltiples factores en muchos casos ajenos a un control. Durante una situación de calamidad debido a un terremoto, incendio o inundación la fuerza destructiva de tales eventos puede ocasionar pérdidas irreparables en documentos físicos y prácticamente pulverizar años y grandes volúmenes de archivos acumulados. Ninguna comunidad u organización es ajena a este tipo de eventos.

Existe otra serie de riesgo que pueden controlarse pero que igualmente están latentes en el proceso de manejo y almacenamiento de archivos, como pueden ser insectos, roedores y por último la mano del hombre. No falta explicar el poder destructivo de los dos primeros pero si quisiéramos ahondar en el riesgo que surge cuando se manipula documentos sin control por parte de individuos con acceso a estos.

En primera instancia puede suceder que muchas personas tengan acceso a estos documentos y nadie se percate de las responsabilidades que conlleva tal manipulación. Los documentos pueden perder folios, se pueden extraviar o almacenar en el lugar equivocado, adiciones o sustracciones podrían hacerse a estos sin conocimiento alguno y personas podrían tener estos documentos en su poder y haber olvidado la obligación de retornarlos. Igualmente crucial, es la noción de que algunos de estos documentos pueden contener información confidencial y estar expuestos a robos o captura no autorizada de información.

Cuando se tiene acumulación de documentos el valor intrínseco de estos es cero, hasta el momento en que estos se necesitan. Es por tal razón que Scan Archives, desarrolló el software Signatura Topográfica © después de meses de investigación y gracias a la colaboración conceptual del ingeniero de sistemas Colombiano Rodrigo Figueroa, para tener un control virtual en la manipulación, contenido y almacenamiento de documentos en sus respectivos depósitos.
El proceso comienza a través de la digitalización o escaneamiento de los documentos para capturar en lo posible el contenido escrito bien sea a través de reconocimiento óptico de caracteres o indexación manual. La información o meta data se almacena en una base de datos que se puede utilizar más adelante como instrumento de búsqueda de información a través de palabras claves.

Dado que el contenido de los archivos o carpetas están almacenados en cajas especiales de almacenamiento de documentos, estas se codifican para asignarles ubicación. El software permite recrear y simular el tipo de estantes de almacenamiento de las cajas creando un mapa cartesiano de localización dependiendo del tipo de estante. Por ejemplo un estante de 4 pisos de 2*2 para 3 cajas de frente * 2 cajas de fondo * 4 cajas de alto significa que en cada compartimiento del estante cabrían 24 cajas. En nuestro ejemplo, este estante podría soportar o almacenar hasta 192 cajas.


El software de Signatura Topográfica © de Scan Archives establece al mismo tiempo la tabla de retención documental y el control de destrucción documental para aquellos documentos que caducan por ley. Signatura Topográfica © es la herramienta de plataforma web ideal para cualquier tipo de institución de carácter público o privado que por ley tenga que almacenar documentos físicos por un determinado periodo de tiempo y se puede ajustar a las necesidades de todo tipo de cliente con acceso autorizado y disponible para sistema de tableta y teléfonos inteligentes. Para mayor información favor contactarnos vía email: info@scanarchives.com

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