1.500 tutelas al día…

Definitivamente la ciencia de la tramitología que investiga la mejor forma de perfeccionar los trámites, debería ser una de las disciplinas a reconocerse a través de los premios Nobel en Suecia. Acabo de leer un artículo en la revista colombiana Semana donde se habla de que aproximadamente 1,500 tutelas al día llegan a las cortes y el articulo está acompañado por una foto exhibiendo esta realidad. Esto sucede en las cortes y sucede en todas y cada una de las instituciones públicas y en prácticamente todo el mundo. El amor y el apego al papel es uno de esos matrimonios dañinos pero duraderos que no observa divorcio a corto plazo. Mientras tanto esa obsesión por el papel está causando situaciones insostenibles a nivel ecológico y muy pocos países y sociedades tienen precedentes serios en cuanto a la disciplina y cultura de reciclar. El reciclaje de una tonelada de papel salva aproximadamente 15 árboles y en términos de negocios, el reciclaje es uno de los más grandes y mejores negocios en el mundo. Así que si su grupo económico cuenta con capital deberia ya estar pensando en el negocio del reciclaje y de paso colaborar con el medio ambiente.

Pero que hay detrás de tanto papeleo y tramite? La respuesta es cuotas burocráticas encarnadas en una romería de tinterillos, revisando, pasando, subiendo, bajando, firmando, llenando, tachando, devolviendo, sellando y todos los "andos" que usted se pueda imaginar hacer con documentos.  Esos "andos" son todos primos hermanos del mayor sustantivo con el que se identifica a las instituciones del estado: Ineficientes.

Muchos dirían resignadamente que la ineficiencia en realidad solo causa una que otra ronchita incomoda pero pues con paciencia se resuelve todo. El problema que se no mira de fondo es que esa paciencia implica pérdida de tiempo que en algunos casos puede ser crucial para impartir justicia, desarrollar un negocio, obtener un credito, atender a un paciente y hasta para salvar vidas. A parte, la ineficiencia es onerosa ya que debe ser alimentada por el gasto público y somos todos nosotros los que la financiamos a través del pago de impuestos. Así que esas ronchitas que algunos hablan, en realidad son tumores metasticos que podrían paralizar las extremidades del aparato estatal.

Pero para no hablar retóricamente como todos políticos, veamos cuales son las reales y efectivas soluciones. En primera instancia se necesita digitalizar e indexar la información documental actual y como segunda medida, se debe establecer un programa UNIFICADO de oficina cero papel con una base de datos central, pues de nada sirve que cada región tenga su propia estrategia de cero papel, programadas en distintos lenguajes y "cero" posibilidades de interconectarse con otras. Los gobiernos federales quizás tengan ese inconveniente ya que cada estado de la unión tiene leyes y procedimientos distintos, pero países con gobiernos estatales pueden aprovechar esta ventaja y consolidar sus procedimientos de norte a sur.

Como segundo, seguerimos permitir al publico diligenciar asuntos a través de formatos en el internet. Si usted tiene cedula de ciudadanía es porque de usted se tiene un record con dirección, con foto, nombres, apellidos, huellas dactilares, tipo sanguíneo y hasta fecha de nacimiento. Entonces porque no poder gestionar su pasaporte a través del internet e ir a reclamarlo simplemente. Si los documentos catastrales están debidamente digitalizados e indexados, porque tiene uno que ir a hacer cola en las alcaldías para que le entreguen una constancia de este documento que quizás ellos mismos ni puedan encontrar en medio del basurero que mantienen. En su lugar, usted desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora y con las credenciales pertinentes puede accesar la base de datos del estado a través del internet, encontrar el documento pertinente y salvarlo en su computador o enviárselo por email a su mama.

Dado de que el internet no cierra ningún día ni a ninguna hora esta es entonces la perfecta opción para agilizar el acceso a la información y con la correcta y flexible arquitectura y diseño de la plataforma de búsqueda, los ciudadanos pueden facilmente navegar a través del portal e identificar la solución a su requerimiento.

En realidad todo el proceso es sencillo solo hay que identificar las diligencias con mayor demanda de parte del publico. Por ejemplo, obtención de pasaportes, licencia de conducción, pasados judiciales, demandas penales, permisos de construcción, permisos de ubicación comercial, en fin debe existir una manera de censar cuales de tantos procedimientos requieren del mayor tiempo para procesar, poseen la mayor congestión y la mayor lentitud. La manera más fácil de detectarlos es simplemente observando las oficinas o dependencias en donde siempre existen eternas y masivas filas de gente.

Las leyes anti tramite de muchos países, son compendios de cientos de páginas que pocos leen y que cargan un lingo aburridor y confuso. El establecimiento de un sistema anti tramites y una estrategia cero papel es mas de carácter pragmático que teórico. Todo el mundo sabe lo "mamon" de los tramites, eso no es nada nuevo. Lo que la gente necesita son soluciones puntuales, estas son identificables y hasta las acabamos de exponer aquí y más importante es el hecho que Scan Archives las puede ayudar a desarrollar e implementar para usted. Consultenos: info@scanarchives.com

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