La oficina cero papel.... sera posible?

Será posible que una oficina, entidad u organización pueda ser capaz de no generar ningún documento físico a través de impresión? Sera posible que la gente no tenga siempre que tener un documento en mano y que la firma de tinta no tenga reemplazo?

Scan Archives, cree que si es posible, aunque entendemos y respetamos la normatividad que en algunos casos obliga a ciertas instituciones a conservar los documentos físicos, de hecho en anterior e-book habíamos escrito respecto a la solución de software para el manejo documental de archivos llamado Signatura Topográfica ©.

El mayor problema con los documentos físicos, es que estos corren múltiples riesgos y las consecuencias son irreversibles. El 6 de noviembre de 1985 un grupo de guerrilleros armados irrumpió en el Palacio de Justicia en Santafé de Bogotá-Colombia, e incendio miles de expedientes judiciales incinerando grandes volúmenes de documentos que nunca pudieron recuperarse o emularse. La lección no se aprendió y a la fecha del año 2012 la gran mayoría de los juzgados y zonas de archivos del sector gubernamental siguen sin digitalizarse.

Hechos como el anterior, donde la pérdida o extravío de documentos puede ser crucial en determinado momento, pueden ocurrir en cualquier país y bajo cualquier tipo de institución. En Estados Unidos un crimen tomo 30 años en resolverse, debido a que las evidencias de la escena del homicidio fueron colocados en el expediente equivocado dentro del departamento de policía de la ciudad de Houston. Los expedientes siempre se mantuvieron físicos y nunca se digitalizaron ni hubo interés en actualizarse a pesar de los avances tecnológicos que poco a poco fueron apareciendo.

El otro gran problema que enfrentan los documentos físicos, es la relativa facilidad de falsificarse o alterarse y como ya hemos visto, los documentos físicos enfrentan la posibilidad de extraviarse o almacenarse en el lugar equivocado. Lo anterior no discrimina a ninguna institución pública o privada. Alguien podría asentar cabeza y decir que tenemos razón y que por este motivo esta persona tiene sus documentos en su computador. Eso y nada es lo mismo en términos de aversión al riesgo, pues esta persona tampoco esta ajena a perder su información aun así dicha información este en su computador. En una situación de calamidad, robo o mal funcionamiento del computador cualquiera prácticamente queda en el limbo.

La estrategia más correcta y segura es tener los documentos dentro de una red computacional virtual, que técnicamente se denomina nube o cloud, mantenida y técnicamente asistida por compañías profesionales de hosting interconectadas en múltiples lugares geográficos con backups, software de antivirus y anti hacking y soporte informático en red con otras compañías de similares y en distintos puntos geográficos para minimizar el riego de área geográfica ante un hecho terrorista, calamidad o desastre natural.

Es claro que nada en la vida es cero riesgo. Hay gente que tomandose una sopa se atora y se muere. Alguien nos decía; Que pasaría si entonces cayera una bomba atómica. La respuesta es que en ese momento creemos que sería una tragedia de grandes proporciones y lo último que los sobrevivientes estarían pensando, seria en sus archivos. Pero adentrándonos más en el tema de cero papel, Scan Archives puede crear estrategias de administración de procesos informáticos para reducir el uso de papel a su más mínima expresión. Incluso, muchos almacenes y proveedores actualmente están enviando facturas via correo electrónico a sus clientes. En este sentido, las oficinas de salud como consultorios y clínicas podrán registrar a sus pacientes de manera digital sin necesidad de hacerlos llenar formatos de 4 o 5 páginas, que en la mayoría de los casos quedan mal diligenciados o tienen información caducada que nadie mira. Las oficinas del sector publico pueden capturar reclamos de la ciudadanía a través de teléfonos inteligentes los cuales pueden incluso transmitir imágenes de los daños que se reclaman y mantener esa información en base de datos electrónica sin necesidad de imprimir absolutamente nada.

Actualmente así operan los departamentos de reclamos de compañías aseguradoras en los Estados Unidos y el estatus de cada caso se puede constatar a través del internet independientemente del día, hora y lugar. Las compañías manufactureras o industriales pueden desarrollar a través de Sacn Archives todo un entramado informático que comienza desde los proveedores y termina con los distribuidores. La información referente a niveles de inventario, precios de compra de materias primas, cuentas por pagar a proveedores, cuentas por cobrar, asuntos legales y demás, pueden interactuar para los distintos departamentos de una compañía desde una base de datos programada y codificada algorítmicamente para proveer los datos puntuales y en tiempo real de la información que se necesite. El hecho crucial es que esta información puede controlarse y visualizarse también en tiempo real desde cualquier lugar geográfico a través de teléfonos y tabletas Android y Iphone por personal autorizado en el ejercicio de uso de otro de nuestros productos llamado Oficina Virtual.



En fin, las organizaciones deberán aprovechar los avances tecnológicos y permitirse ser más eficientes y exactas en sus procesos administrativos. Para este efecto usted siempre podrá contar con la experiencia de los consultores de Scan Archives. Contáctenos hoy mismo via email: info@scanarchives.com

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