Razones: Scan Archives recomienda convertir sus documentos en archivos digitales

Nos han preguntado muchas veces por razones de peso para poder entender la necesidad de digitalizar o convertir documentos fisicos en archivos digitales. Estas son las principales razones:

Reduccion del costo operativo de su organizacion.

Imagine el espacio físico y el costo que se requiere para recolectar y almacenar sus documentos en papel. Por ejemplo, usted necesitará inicialmente archivadores, estantes de documentos, folios, legajadores, libros, ganchos, clips entre otros. Si eso no es suficiente, necesitaría cajas para guardar documentos y un lugar propicio de almacenamiento y si no lo tiene, tendría que contratar un servicio de bodegaje. A lo anterior añada el costo relacionado con el transporte de documentos, recuperaciones y reimpresiones. Por último, el costo de oportunidad de poder tener acceso a esa misma información desde cualquier otra ubicación distinta a una oficina centralizada. Con nuestros servicios de conversión, digitalización y administración de archivos, todo el costo asociado con archivos físicos se queda en el pasado.

Seguridad
Los documentos físicos siempre están expuestos a riesgos de todo tipo tales como: desastres naturales, inundaciones, terremotos, huracanes, incendios y hasta roedores y la humedad del medio ambiente que pueden dañar o destruir valiosa y sensible información en sus archivos físicos. A esto se suma el impedimento de poder accesar sus documentos al instante. Es por tal razón que al mantener sus documentos físicos en archivos digitales, usted elimina todos estos riesgos y puede acceder a ellos desde cualquier lugar en cualquier momento.

Bajo las plataformas-software de Scan Archives todos sus archivos digitales son encriptados y el acceso sólo es posible con el nombre de usuario y contraseña también encriptados utilizando conexiones de alta seguridad tipo SSL para evitar piratería e intercepciones.

Continuidad
Tener sus documentos físicos digitalizados y disponibles en cualquier lugar y momento, permite que su negocio tenga continuidad y cero costo de oportunidad por falta de accesibilidad. Usted mismo, a través de nuestra plataforma de acceso a sus archivos, puede controlar y limitar la entrada de terceros al sistema tales como: asociados y empleados. De hecho su fuerza laboral puede estar ubicada en cualquier área geográfica. Todo lo que tienen que hacer es accesar la plataforma con el nombre de usuario y una contraseña de autorización otorgada por usted.

Prevencion de fraude
Hemos querido aislar este último en particular para crear conciencia de uno de los riesgos más importantes que sus documentos físicos pueden enfrentar, y esto es a través del fraude. Documentos físicos pueden estar expuestos y caer en manos equivocadas debido a la mala ubicación de los archivos secuenciales o simplemente por el hecho de ser consultados por la persona no idónea. El fraude es una industria criminal multi millonaria que se alimenta de negligencias, causando enormes daños y dolores de cabeza a los afectados. Con los archivos digitales encriptados, de acceso controlado, hay forma de asignar responsabilidades y controles con el fin de prevenir fraude, ya que el acceso a los archivos digitales es en tiempo real, donde todos los autorizados pueden ver lo mismo.

Eficiencia
En una economía globalizada las empresas y organizaciones ya no tienen que ubicarse y compartir una dirección física centralizada o tener presencia en múltiples localidades. La movilidad de los recursos humanos es hoy en día de carácter global y no local, por lo que se puede tener empleados en todo el mundo y aun permanecer conectado e integrado dentro de su organización, para compartir o interactuar como si estuviesen en la misma oficina. El factor clave es el acceso. El flujo de la información y la interacción del recurso humano. Todo lo anterior es más eficientemente y posible en el ciberespacio virtual a través del internet y es algo que Scan Archives desarrolla para sus clientes dependiendo de sus necesidades.

Clientes
Algunas organizaciones gubernamentales o de servicios que mantienen en constante interaccion con el público donde las largas filas son algo del día a día para realizar transacciones, diligencias o trámites con documentos. Todo se puede agilizar mediante el diseño lógico de procedimientos y plataformas de software adecuadas que ayuden a cumplir y poner en marcha de manera eficiente cualquier transacción. Dado que la información a proporcionar es digital, entonces el acceso puede hacerse desde cualquier lugar y en cualquier momento y de manera electrónica efectuar pagos por estos servicios si asi se requiere.

Procedimientos
Imagine enviar a alguien a una unidad de almacenamiento para recuperar un documento urgente. Imagine pagar por el mismo, a una empresa de almacenamiento para que busque, ubique, recupere y envíe una información específica dentro de un documento para después retornarla de nuevo. Qué pasaría si usted se encuentra en un lugar por fuera de su oficina o país?
Cuanto demoraría el correo postal? El tiempo es dinero, pero también es oportunidad. El mismo ejercicio se puede hacer mediante la búsqueda de palabras claves para recuperar un documento que ahora es digital y seguro dentro de una plataforma en la nube para la gestión y administración de contenido de archivos digitales. Ahora imagine un documento que requiere la firma de un cliente o alguien que se encuentra fuera de su perímetro y todo el proceso que esto requiere. Con sólo enviar por correo electrónico el documento con uno de nuestros certificados digitales de autenticación de firma, la diligencia se puede hacer más rápido, más eficiente y de manera confidencial y segura. No hay necesidad de imprimir en papel o necesidad de bolígrafo para una firma física y mucho menos necesidad de enviar por correo postal.

Competitividad
Convertir y mantener sus documentos físicos en archivos digitales le permite a su organización, ubicarse en la dirección correcta y competir sin problemas con eficiencia, maximizando el espacio fisico, incrementando la seguridad y capacidad de adaptación a los nuevos retos de una economía que le exige a las organizaciones alta competitividad.

Para mayor información contáctenos vía email: info@scanarchives.com

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