El flujo informatico dentro de una organizacion industrial

Hemos encontrado recientemente que en algunas grandes compañías a pesar de tener el capital, la organización y el equipo de trabajo necesario para su orden administrativo los procesos informáticos son bastante complejos, pocos flexibles y carecen de herramientas para complementar y colaborar con el cuerpo administrativo de la compañía. Así mismo, hemos encontrado que en algunas ocasiones el personal de sistemas se resiste a cambios tecnológicos por temor a quedar cesantes. Tal apreciación es falsa ya que el desarrollo y aplicación de software les ayuda a realizar su trabajo de manera más eficiente sin necesidad de que sean despedidos.

Veamos un ejemplo de una situación común como lo puede ser las cuentas por pagar a proveedores. Las facturas de proveedores en algunos casos son documentos físicos, los cuales la compañía perfectamente puede demandar sean de carácter electrónico a través de email. Muchas de estas facturas pasan por varias manos hasta finalmente dar con el departamento contable y su unidad de cuentas por pagar. Si en ese justo instante el cuerpo administrativo indagase por el volumen de cuentas por pagar debido a que están por tomar una decisión de carácter estratégico y administrativo, sería prácticamente imposible contabilizar las últimas facturas si aun no están dentro del sistema.

Nuestro seguidores y lectores de casos anteriores ya estarán imaginándose el gota a gota de acumulación de papeles y documentos. Y eso es exactamente lo que está ocurriendo en algunas de estas organizaciones las cuales se curan en salud escaneando las múltiples facturas que reciben y almacenando las físicas en archivadores, legajadores o cajas de depósito de documentos.

En este sentido la compañía enfrenta un problema de fondo y de forma. De fondo, porque ahora la compañía tiene que mantener una serie de archivos que demandan espacio físico, administración y por tanto dinero. De otra parte, imagine lo ineficiente de tratar de encontrar documentos pasados dentro de un mar de cajas y archivadores de documentos, donde como habíamos visto antes se puede correr múltiples riesgos empezando por el extravió o mal posicionamiento de los documentos. Algunas facturas o papeles incluso sufren daños físicos impercatables, debido a que están grapados junto a otros y en el afán de desprenderlos, las esquinas son rasgadas echando a perder el numero de la factura por ejemplo.

El problema no termina allí pues el escaneamiento de las facturas a parte de convertirse en un costo adicional a asumir, en realidad no tiene un efecto práctico, debido al tipo de papel de las facturas, la forma de preparación -Algunas son hechas a mano, otras pueden ser hechas en computador con un tamaño de letra poco legible- y las condiciones del papel, ya que pueden tener manchas, estar arrugadas o quizás en algunos casos son una simple copia del papel carbón de la factura original. Bajo estas circunstancias es imposible lograr un proceso de digitalización con reconocimiento óptico de caracteres escritos o impresos de la factura y poder extractar datos importantes que puedan engrosar la base de datos para más adelante establecer patrones de búsqueda por palabras claves de estos mismo documentos.

Por supuesto que Scan Archives International puede asistirle en las labores de digitalización de documentos ya establecidos en el pasado, pero como consultores de procesos logísticos en informática, nuestro planteamiento va mas allá de la simple digitalización y recomendamos el establecimiento y propuesta de sistemas de Oficina Cero Papel que se desarrolla dependiendo del cliente y su necesidad.

El problema de forma radica en la falta de consolidación de estándares de trabajo que para este ejemplo seria con los proveedores. La compañía puede desarrollar un sistema simple de entrada de facturas de manera virtual. Imagine por ejemplo el caso de un ingenio azucarero que debido a su complejo proceso industrial podría fácilmente tener cientos de proveedores. Cada proveedor tiene un tipo de factura distinta y el ingenio podría crear un sistema de facturación virtual para que cada proveedor individualmente adicione su factura hasta desde un teléfono. De esta manera, las facturas circularían de manera electrónica y cada campo de esa factura que representa un dato -como lo habíamos visto anteriormente en otra lectura- y este pueda hacer parte de esa base da datos que sería la cuna de búsqueda puntual y en tiempo real de cualquier tipo de información.

El mismo sistema incluso podría reportarle a los proveedores cuando la factura fue pagada o si hay algún balance remanente de factura. De hecho como las facturas proveen información de materias primas y sus balances en inventario, el mismo sistema podría de manera eficiente e inmediata, notificar al proveedor acerca de algún pedido adicional y quizás el mismo avance en el pedido pueda lograr un descuento de parte del proveedor. Este mismo sistema puede darle al proveedor información sobre retenciones  para efectos impositivos.

Bajo esta nueva modalidad de manejo administrativo virtual de facturas, no hay necesidad de acumularlas físicamente, no hay riesgo de pérdida o extravió y la información está disponible para los administradores en cualquier momento y desde cualquier punto geográfico.

Solo esta herramienta por si sola puede darle a la compañía información en tiempo real de cuantos proveedores existen, cuanto es el valor de los pasivos de materias primas y en cierta forma si la conectamos con el flujo de inventario podría hasta darnos el nivel actual de inventarios en materias primas y asignar una codificación especial para estas. Esta sola rama de operaciones es una de tantas existente dentro de una organización industrial y el desarrollo del software, sus soluciones y aplicaciones corren por cuenta de nuestro equipo de desarrollo y nuestros consultores. Para mayor información comuníquese hoy mismo con nosotros Info@scanarchives.com

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