La oficina virtual de Scan Archives.... Mas allá de Dropbox & Google Docs

Todos hemos escuchado acerca de Dropbox, Google Docs, Box y otros servicios similares o plataformas web de almacenamiento de documentos. La función básica de estos servicios es proveer almacenamiento de archivos digitales en un sistema de red de comunicación virtual a través del internet conocido como “Cloud” o nube. Como consecuencia, usted podrá accesar sus documentos digitales desde cualquier punto geográfico y a través de cualquier sistema de acceso a internet. Esto incluye teléfonos inteligentes y tabletas de base Iphone y Android. Una de las falencias es que NINGUNA de las anteriores plataformas mencionadas puede ser construida a petición y deseos del cliente, ni poseen las características o herramientas que nosotros si ofrecemos. Y este es el argumento substancial que hace Scan Archives basado en la real posibilidad de que estas plataformas se conviertan en verdaderas oficinas virtuales.

Nosotros ya lo hemos creado y esta a su disposición. A continuación les presentamos nuestro concepto de oficina virtual. Las comparaciones son odiosas pero que sea usted quien juzgue cuando termine de leer lo que Scan Archives ofrece con sus plataformas de software de oficina virtual. Veamos las herramientas:

• La plataforma SAI puede almacenar digitalmente documentos personales, documentos propios de la compañía y documentos escaneados de manera separada bajo cualquier formato.
• Cada usuario tiene la posibilidad de subir sus archivos personales de manera individual sin que sean vistos por otros colegas. Los archivos de compañía son archivos comunes a todos los asociados pero pueden tener restricciones de acceso dependiendo del nivel de autorización del asociado en la compañía.

• Los usuarios pueden delegar o asignar comentarios o requerimientos en los archivos. El sistema notifica automáticamente al usuario respectivo cuando se le ha asignado alguna función a realizar con algún archivo en específico.
• Se pueden guardar todos los records de asignaciones y notas sobre cada archivo para situaciones de auditoría o investigación.
• El sistema guarda también los records de los archivos que cada persona abre y consulta desde la Aplicación SAI en caso de auditoría.
• Los usuarios pueden realizar video conferencias o establecer comunicaciones directas con sus colegas vía chat. En otras palabras los usuarios pueden estar donde sea que el acceso a sus plataformas es posible siempre y cuando tengan sus credenciales de acceso. Incluso se pueden invitar clientes a video conferencias y darles acceso temporal a la plataforma.
• Los usuarios tiene un sistema interno de comunicaciones para constancia de responsabilidades. Así se evitan las famosas disculpas (Yo te lo mandé./ No me llego/ A qué horas?/ Cuando?/ Me reboto el email/ Es que la información es muy grande y no se va por email...)
• Los usuarios pueden enviar vía email, archivos a través de links sin preocuparse del tamaño de los anexos de esta manera no existe impedimento para alcanzar al beneficiario final del correo electrónico.
• Por seguridad, los archivos solo se pueden observar, editar y trabajar a través del de la Aplicación SAI para computador o teléfonos de esta manera se protege información confidencial en caso de descuidos. Los archivos personales son los únicos que se pueden abrir directamente y en ambas vías. Los archivos nunca se quedan alojados en los computadores del usuario por razones de seguridad, siempre están disponibles pero en la red virtual de la compañía.

• Los accesos de las plataformas tienen nombre de usuario, contraseña y pregunta de seguridad encriptados y bajo un ambiente de internet de seguridad tipo SSL que bloquea intentos de intercepciones malignas vía internet al momento de que nuestros clientes con las credenciales originales entren a sus plataformas.
• Todos los archivos escaneados por SCAN ARCHIVES INTERNATIONAL están disponibles en versiones de PDF tipo A que permiten abrirse independientemente de la versión de Adobe Reader que nuestros clientes tengan en sus computadores. Los archivos escaneados una vez convertidos en PDF se pueden subir a la plataforma del cliente desde cualquier lugar del mundo. Y por supuesto, estarán disponibles bajo el menú Scanned Files del cliente en su plataforma.
• Los Archivos escaneados tienen su search engine o guía de buscada para identificar archivos con base en palabras claves.
• Los archivos digitales de la compañía y los archivos escaneados se pueden organizar en folders y en caso de borrado por accidente se pueden recuperar.
• Las plataformas se pueden convertir automáticamente a cualquier idioma.
• El administrador de la plataforma puede crear usuarios de manera automática desde cualquier lugar y hora. Y el sistema lo alerta con un email de tal actividad en caso de acceso o proceder fraudulento.
• En casos necesarios tales como despidos o pérdida de credenciales, los usuarios se pueden bloquear para impedir acceso a las plataformas de estos y a la información de la compañía.
• Los usuarios tienen la opción de comunicarse vía email con nosotros inmediatamente surja un problema. Lo cual nos da un excelente manejo de servicio al cliente. El email que recibimos identifica al usuario y a su compañía.
• Los usuario pueden ver el directorio de colegas. Así que una compañía de 100 personas por ejemplo tiene todo su directorio organizado por nombre, posiciones y contactos dentro de la compañía.
• Las plataformas de Oficina Virtual poseen servicio de fax y servicio de mensajes de texto para enviarse a nivel mundial desde cualquier punto geográfico. Así que si necesita enviar un fax o un mensaje de texto desde Buenos Aires a alguien en Singapur no es problema.
• Las operaciones de video conferencias se pueden grabar para ser repasadas más adelante e incluso se pueden transcribir.
• Lo más importante, no se necesita entrenamiento para comenzar a usar nuestras plataformas son visualmente ergonómicas y de muy fácil manejo. La complejidad esta detrás de toda la programación y códigos que la soportan, pero eso es algo que usted no ve ni necesita ver.

Para mayor información contáctenos vía email info@scanarchives.com

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